10 Tips for Time Management (ตอนที่ 1)

ถอดความมาจาก http://www.thesimpledollar.com/2009/03/26/most-time-management-is-rubbish-here-are-ten-things-that-work-for-me/

เก็บเอาไว้ใช้เวลางานยุ่งๆ เวลามีหลายโปรเจคท์ประดังเข้ามา อย่างที่คนเขียนทิปนี้กล่าวไว้ว่า “ทิปเหล่านี้น่าจะมีประโยชน์กับคุณบ้างไม่มากก็น้อย อย่างน้อยที่สุดคงไม่เสียหายอะไรถ้าจะลองมันซักตั้ง”

1. หลีกเลี่ยงการทำงานแบบ Multi-tasking
การเริ่มงานในแต่ละครั้งเราต้องเสียเวลาในการตั้งสมาธิใหม่ทุกครั้ง ยิ่งเราทำงานแบบ Multi-tasking ทำให้เราเสีย overhead ตรงนี้เยอะขึ้น และผลลัพธ์ที่ได้คือ การห่วงหน้าพะวงหลัง สุดท้ายคุณภาพของงานโดยรวมก็ลดลงด้วย
ข้อแนะนำ: กำปั้นทุบดินครับ… ทำงานเพียงอย่างเดียวในเวลาหนึ่งๆ ทุ่มแรงลงไปให้สุดๆ ปล่อยวางงานที่เหลือไป ให้เวลากับมันซักหนึ่งชั่วโมง จากนั้นพักผ่อนห้านาที ดูว่ามีอะไรด่วนเข้ามามั้ย แล้วตะลุยงานต่อ ทำอย่างนี้วนไปเรื่อยๆ จนเสร็จงานนั้น ถ้าจะให้ดีควรป้องกันสิ่งที่จะมารบกวนคุณซะ เช่น ปิดมือถือ ปิด email ปิดห้อง ปิดทุกอย่าง ตั้งนาฬิกาปลุกไว้หนึ่งชั่วโมง คุณจะได้ไม่ต้องพะวงว่าคุณใช้เวลาไปเท่าไหร่แล้ว

2. พกสมุดโน้ตไว้กับตัวเสมอ
ไว้จดสิ่งต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น idea ที่คิดขึ้นได้ สิ่งที่เราต้องทำ ความรู้ที่ต้องไปหาเพิ่มเติม สิ่งต่างๆเหล่านี้มักจะผุดขึ้นมาในหัวเสมอๆ บางครั้งเราก็ปล่อยมันไปและคิดว่าเมื่อมีเวลาว่างจะกลับมาคิดต่อ แล้วเราก็มักจะลืมทุกที หรือบางครั้งความคิดผุดขึ้นมา เราก็จะลงมือทำเลย ส่งผลให้เกิด Multi-tasking ขึ้นมาอีก
ข้อแนะนำ: จดไว้ครับ จดในสมุดโน้ตก็ได้ PDA ก็ได้ มีเวลาค่อยหยิบจับมันขึ้นมาดู

3. จัดการกับจดหมายวันละหนึ่งถึงสองครั้ง
ไล่ดูจดหมายที่ส่งมาหาคุณวันละครั้งหลังเลิกงาน จากนั้นก็แยกออกมาว่า อันไหนไม่ต้องสนใจก็ฉีกมันทิ้งไป อันไหนต้องลงปฏิทินหรือลงสมุดนัด อันไหนต้องเพิ่มลงใน to-do list ควรทำทุกวันจดหมายจะได้ไม่หมักหมม

4. จดรายชื่อโครงการที่อยากทำไว้
โครงการที่ว่านี้เป็นอะไรก็ได้ไม่จำเป็นต้องเกี่ยวกับที่ทำงาน เช่น โครงการทำความสะอาดห้องนอน โครงการซ่อมครัว โครงการล้างรถ เป็นต้น เขียนมันลงไปในสมุดโน้ตของเรา นึกอะไรออกก็เขียนลงไปตามลำดับ เมื่อมีเวลาว่างก็ให้กลับมาดูที่กระดาษแผ่นนี้ ไล่ดูว่าอยากทำโครงการไหน ไม่จำเป็นต้องทำตามลำดับ เมื่อทำโครงการไหนเสร็จสิ้นก็ขีดฆ่ามันซะ
วิธีนี้จะช่วยให้เราเห็นว่า เมื่อเวลาผ่านไปโครงการไหนที่ไม่ถูกขีดฆ่าโดยเฉพาะโครงการเก่าๆ แปลว่าเราไม่อยากทำมันจริงๆ

5. ทำ To-Do List ทุกวัน
ตื่นเช้ามาคุณควรจะใช้เวลานั่งจดสิ่งที่คุณต้องทำวันนี้ให้ลุล่วง ไม่ต้องมากนักซัก 4-5 อย่างก็พอ โดยไม่นับพวกงานรูทีนทั้งหลายนะ แล้วจงทำมันให้ลุล่วงไปให้ได้ทุกข้อ ใช้เทคนิคในข้อ 1 มาช่วยก็ได้นะ
อีก 5 ข้อมาต่อตอนหน้า